Datenschutzerklärung

Stand: 24. September 2026 (Version 1.2). Diese Erklärung gilt für die iOS-App „Poldi" sowie für diese Website.

1. Verantwortlicher

sütti.it – Name und Anschrift siehe Impressum, E-Mail: kontakt@suetti.de

2. Das Wichtigste vorab

Poldi ist ein E-Mail-Programm. Die App verbindet sich direkt mit den Mailservern, die du selbst einrichtest. Wir erhalten keine Mails, Zugangsdaten oder Inhalte und setzen kein Tracking, keine Werbung und keine Analyse-Dienste ein. Einzige Ausnahme ist der optionale Push-Dienst, den du pro Postfach selbst einschaltest (siehe 3 i).

3. Daten in der App

a) Postfächer und Zugangsdaten

Für jedes Postfach speichert Poldi E-Mail-Adresse, Benutzername und Serveradressen auf deinem iPhone. Das Passwort liegt im iOS-Schlüsselbund und verlässt das Gerät nur verschlüsselt in Richtung deines Mailservers. Die Verbindung erfolgt ausschließlich über TLS.

b) Mails, Suchindex und Anhänge

Poldi lädt Mails von deinem Mailserver und legt auf dem Gerät einen Suchindex (Absender, Empfänger, Betreff, Datum, Vorschautext, Namen von Anhängen) sowie eine Offline-Kopie der Mailtexte für den von dir gewählten Zeitraum an. Anhänge werden nur geladen, wenn du sie öffnest oder sie als Vorschau angezeigt werden. Diese Daten bleiben auf deinem Gerät. Mit dem Entfernen eines Postfachs oder der App werden sie gelöscht; Offline-Inhalte und Index lassen sich zudem in den Einstellungen löschen.

c) Aufgaben, Signaturen, geplante Mails, Spam-Regeln

Als Aufgabe markierte Mails, Signaturen, Alias-Adressen, zum späteren Versand geplante Mails samt Anhängen und von dir als Spam markierte Absender werden lokal auf dem Gerät gespeichert.

d) Automatische Server-Erkennung

Bei der Einrichtung ermittelt Poldi die Serveradressen anhand der Domain deiner E-Mail-Adresse. Dazu ruft die App – ohne deine vollständige Adresse oder dein Passwort – öffentliche Konfigurationsdateien ab: beim Anbieter deiner Domain (autoconfig), in der öffentlichen Provider-Datenbank von Thunderbird (MZLA Technologies Corporation) sowie per DNS-Abfrage des MX-Eintrags über Cloudflare (Cloudflare, Inc., DNS over HTTPS). Dabei wird der Domainname und – technisch bedingt – die IP-Adresse deines Geräts an diese Dienste übertragen. Bei der eigenen Autoconfig-Adresse deines Anbieters wird die E-Mail-Adresse als Parameter mitgesendet, damit der Anbieter passende Einstellungen liefern kann.

e) Mitteilungen und Hintergrundabruf

Ohne Push erzeugt die App Mitteilungen über neue Mails und geplante Mails lokal auf dem Gerät. Für Postfächer, bei denen du Push eingeschaltet hast, gilt Abschnitt 3 i.

f) Einrichtungslinks und QR-Codes

Postfächer lassen sich über einen Einrichtungslink oder QR-Code anlegen. Die Zugangsdaten sind darin mit einer PIN verschlüsselt (AES-256-GCM) und stehen ausschließlich im Teil des Links hinter dem „#“, der von Browsern nicht an Server übertragen wird. Erstellt wird der Link im Browser auf poldi.suetti.it/einrichten; dabei werden keine Daten an uns gesendet. Entschlüsselt wird nur auf deinem Gerät, nach Eingabe der PIN.

g) Kamera

Die Kamera nutzt Poldi nur, wenn du einen Einrichtungscode scannst. Es werden dabei keine Bilder gespeichert oder übertragen.

h) Fotos und Dateien

Auf Fotos und Dateien greift Poldi nur zu, wenn du sie als Anhang auswählst. Die ausgewählten Dateien werden ausschließlich an die von dir angegebenen Empfänger gesendet.

i) Optionaler Push-Dienst

Push-Mitteilungen sind ausgeschaltet, bis du sie für ein Postfach ausdrücklich einschaltest. Dann verarbeiten wir für dieses Postfach:

Gespeicherte Daten: die Zugangsdaten des Postfachs (Serveradresse, Benutzername, Passwort), verschlüsselt mit AES-256-GCM, sowie das Gerätetoken des Apple Push Notification Service (APNs), über das dein iPhone erreichbar ist. Gespeichert wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Deutschland, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig ist.

Zweck: Der Push-Dienst meldet sich mit diesen Zugangsdaten bei deinem Mailserver an und überwacht den Posteingang per IMAP IDLE, um dich sofort über neue Mails zu benachrichtigen.

Inhalt der Mitteilung: Absender und Betreff der neuen Mail werden über den Apple Push Notification Service (Apple Inc.) an dein Gerät zugestellt.

Löschung: Schaltest du Push für das Postfach ab oder entfernst du das Postfach aus Poldi, werden Zugangsdaten und Gerätetoken sofort vom Server gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch das Einschalten) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von dir gewünschten Funktion). Die Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem du Push abschaltest.

j) Suche, Suchmodell und iPhone-Suche

Suchindex: Poldi legt den Suchindex für Mails und Anhänge (einschließlich Texterkennung in PDFs und Bildern) ausschließlich auf deinem Gerät an. Dabei werden keine Inhalte an uns oder Dritte übertragen.

Suchmodell: Für die verbesserte Suche lädt die App einmalig ein Sprachmodell (ca. 67 MB) von dieser Website herunter; nur bei Updates des Modells erneut. Dabei verarbeitet unser Server wie bei jedem Website-Aufruf technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Datei) für die Auslieferung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); es werden keine Mails, Suchbegriffe oder Kennungen übertragen. Das Modell arbeitet danach vollständig auf dem Gerät. Du kannst die verbesserte Suche in den Einstellungen abschalten; das Modell wird dann gelöscht.

iPhone-Suche (Spotlight): Auf Wunsch trägt Poldi Absender, Betreff und – wenn eingeschaltet – Auszüge des Mailtextes in den verschlüsselten Suchindex von iOS auf deinem Gerät ein. Apple erhält diese Daten dadurch nicht. Abschalten in den Einstellungen löscht die Einträge sofort.

4. Diese Website

Beim Aufruf dieser Website verarbeitet der Hosting-Anbieter technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browsertyp) in Server-Logfiles auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Tracking-Dienste. Gehostet wird sie auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland.

5. App Store

Beim Laden der App aus dem App Store verarbeitet Apple Daten nach eigenen Bestimmungen. Optionale Absturzberichte und Nutzungsstatistiken werden nur übermittelt, wenn du dies in den iOS-Einstellungen freigegeben hast, und liegen uns ausschließlich anonymisiert vor.

6. Deine Rechte

Du hast nach DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Abgesehen vom optionalen Push-Dienst erhalten wir aus der App keine personenbezogenen Daten; du verwaltest und löschst deine Daten direkt in der App. Bei Fragen erreichst du uns unter kontakt@suetti.de.